ઘણાં લોકો અસરકારક રોતે સમયનું સંચાલન ન કરી શકવાથી સતત તનાવગ્રસ્ત રહે છે. તેમજ નિષ્ફળતાનો અનુભવ કરવો પડે છે. તમે શ્રેષ્ઠ રીતે કામ કરી શકો એ માટે આખા દિવસમાંથી ચોક્કસ કલાકો શોધીને તેને અનુસરો. ઉત્તમ સમય દિવસની શરૂઆતનો સમય હોય છે. શારીરિક અને માનસિક રીતે તાજા હશો. તેથી શરૂઆતના આ સમયમાં મુશ્કેલ કામ સહેલાઇથી કરી શકશો. દરેક વ્યક્તિની બાયોલોજિકલ કલોક મુજબ કામ કરવાની શ્રેષ્ઠ કલાકો અલગ-અલગ હોય છે. આપણે આપણાં મન અને તનને સાંભળી આ કલાકો નક્કી કરી શકીએ છીએ. સફળતાની ચાવી ઉત્તમ સમયને પકડી લેવામાં છે.
પરંતુ સમયસર કામ પુરું કરવામાં અમુક અડચણો આવતી હોય છે. તેને લીધે કામ અધૂરું રહે છે. તેમજ પેન્ડિંગ કામની યાદી વધતી જાય છે. પરિણામે તનાવ વધે છે. કામની ગુણવત્તા પર અસર થાય છે. આ અડચણોને ઓળખી તેનું યોગ્ય સંચાલન કરવાથી સમયનો મહત્તમ ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ.
મુલાકાતીઓ
ઘણાં મુલાકાતીઓ આપણે કામની શરૂઆત કરી હોય ત્યાં જ આવીને વાતોના વડાં કરવા લાગે છે. કલાકો બગાડી નાંખે છે. માત્ર ટાઇમપાસ માટે આવતી વ્યક્તિઓને ઓળખી લો. અગત્યનાં વ્યક્તિ સાથે પણ ટૂકમાં, મુદાસર વાત કરી મુલાકાત પૂર્ણ કરી શકાય. ખાસ પ્રોજેકટ કે મીટીંગની તૈયાર કરી રહ્યા હોવ ત્યારે શાંત જગ્યાએ જઈ કામ આગળ ધપાવો.
મીટીંગ
મીટીંગ હમેંશા મુદાસર અને ટૂંકી હોવી જોઈએ. ચોક્કસ સમયે પૂર્ણ કરવી તેવી રૂપરેખા હોવી જોઈએ. અગાઉથી જ ડાયરીમાં નોંધ કરી લો કે મીટીંગમાં ક્યાં મુદાની ચર્ચા કરવી. મીટીંગ પૂર્ણ થયે તેમાંથી કંઈક સુધારા, સૂચનો મળવા જોઈએ. જો સમયસર પૂર્ણ ન થાય, તેમજ બિનજરૂરી મુદાઓ પર નકામી ચર્ચા થયે રાખે તેવી મીટીંગ માત્ર સમયનો બગાડ છે. આવી મીટીંગને તરત જ પૂર્ણ કરવી જોઈએ.
ટેલિફોન
આજના આધુનિક સમયમાં ટેલિફોન અને મોબાઈલ સમયસર કામ પૂરું કરવામાં મોટી અડચણ છે. જિયારે ખૂબ જ અગત્યનાં કામમાં કે ઓફિસ પર હોવ ત્યારે મોટે ભાગે ફોન પર વાત કરવાનું ટાળો. રૂટિન કામ પર હોવ ત્યારે ફોન પર ટૂંકી વાત કરી વાત પૂર્ણ કરો. કોઈને SMS કે ફોન કરવાના હોય તો સાંજે નવરાશના સમયમાં કરો. સગાં-સંબંધી તથા મિત્રોને તમારી ઓફિસ કે કામની કલાકો દરમિયાન ફોન ન કરવા સૂચના આપી દો. આમ કરવાથી ઓફિસની કલાકોમાં ઘણો સમય બચશે. તેનો ઉપયોગ કામ પૂર્ણ કરવામાં લગાડી દો. આનાથી તમારી કાર્યક્ષમતા વધશે. હમેંશા અગત્યના કામને અગ્રતા આપો.
ઈમેલ
ઓફિસમાં બેઠા હોઈએ ત્યારે ઈમેલ આવે કે તરત જ આપણે ચેક કરવા બેસી જઈએ છીએ. ના… આમ કરશો નહીં. આખા દિવસમાં આવી રીતે ઇમેલ ચેક કરતાં રહશો તો બે થી ત્રણ કલાક બગડશે. કામમાં એકાગ્રતા પણ જળવાશે નહીં. જો તમારે P.A. હોય તો તેને જ ઈમેલ ચેક કરવા કહો અને માત્ર અગત્યના જ ઈમેલ તમને આપે તે કહો. જો તમે જાતે જ ઈમેલ ચેક કરતાં હો તો આખા દિવસમાં માત્ર એકાદ કલાક જ તેના માટે ફાળવો. આ સમયમાં ઈમેલના જવાબ પણ આપી દો. હમેંશા તમારું ઈનબોક્સ ખાલી જ રાખો. જેથી અગત્યના ઈમેલ પર ધ્યાન આપી શકો. અગત્યના ઈમેલને સેવ કરવા વિવિધ ફોલ્ડર બનાવી તેમાં જ કેટેગરી મુજબ ઈમેલને સેવ કરી લો.
· સમયના સદ્ઉપયોગ માટેની જરૂરી ટિપ્સ.
કરવાના કામની યાદી બનાવો.
ઘણી વખત અગત્યનું કામ રહી જાય છે. તે રહી ન જાય તે માટે કરવાના કામની યાદી દિવસ અને મહિના પ્રમાણે અગ્રતાના ક્રમમાં ગોઠવો. કેટલાક લોકો યાદીને 1થી 5 નંબર આપે છે. 1 નંબર ને સૌથી વધુ અગત્યનું કામ માનવામાં આવે છે. તે પ્રમાણે કામનો નિકાલ કરો.
પર્સનલ ધ્યેય નક્કી કરો.
આવતા એક વર્ષમાં મારે શું બનવું છે? શું વિકાસ કરવો છે? શું સિધ્ધી પ્રાપ્ત કરવી છે? તે નક્કી કરો. તેને સાકાર કરવા સમયનું શ્રેષ્ઠ સંચાલન કરો. તેથી ધ્યેય મુજબ ચોક્કસ દિશામાં કામ કરી પ્રગતિ કરી શકશો.
`એક સમયે એક કામ` નું સૂત્ર અપનાવો.
ઘણા લોકો એક સાથે ઘણા કામ કરતાં હોય છે. તેઓ માને છે કે સમયની બચત થાય છે. પરંતુ આમ કરવાથી કામની ગુણવતા ઘટે છે. કામ પૂરું થતાં વાર લાગે છે. કામમાં એકાગ્રતા ઘટે છે. `એક સમયે એક જ કામ` નું સૂત્ર અપનાવો. ઘણા કામ લઈ કામ પુરા ન કરવાથી તનાવ ઉત્પન્ન થાય છે. તેમજ નામ પણ ખરાબ થાય છે.
કામને વહેંચી નાખો.
કેટલાક લોકો પોતે જ બધા કામ કર્યે રાખે છે. બીજા પર વિશ્વાસ મૂકતા નથી. પરિણામે પેન્ડિંગ કામ વધી જાય છે. કામ સમયસર પુરું કરી શકતા નથી. કામનું ભારણ વધી જાય છે. યોગ્ય વ્યક્તિને તેને લાયક કામની વહેંચણી કરતાં રહો. જેથી સમયસર કામ પુરું કરી શકાય.
આમ, સમયનો સદ્ઉપયોગ કરી સફળ થાઓ. કામમાં સંપૂર્ણતાને બદલે શ્રેષ્ઠતાને મહત્વ આપો. પરિવાર તથા મિત્રો માટે પણ સમય ફાળવી, આનંદિત રહો.
